为什么试过那么多时间管理技巧，你依然感觉时间不够用?为什么你总是很难把更多时间用在更重要的事情上?如何面对每天24小时这一不可改变的时间壁垒?《时间人格》一书的作者铃木祐认为，时间管理频繁失效的关键原因在于：我们对时间的感知存在个体偏差和不同的倾向，即“时间人格”。

　　想有效利用时间的欲望自古有之，古罗马哲学家塞内加曾说过：“我们拥有的时间并不短，浪费的却不少。”达芬奇早在15世纪90年代就开始使用待办清单。19世纪初，美国的出版社印刷出世界上第一本日程手账，由此可见，时间管理意识在当时已经萌芽。如今，无数职场人每天都在为时间问题而烦恼，羡慕善于管理时间的J型人格（MBTI人格类型指标）。通过这本书，我们可以成为管理时间的主人吗？

　　我们可以用“预期和回忆”这两条轴来看待世界上的所有变化，并将其解释为主观的时间流逝。正如前文所述，客观的时间管理术是存在天花板的，所以接下来，我们只能调整意识内部的时间，即“预期和回忆”。

　　但是，如果突然告诉大家要通过“预期和回忆”来管理时间，大部分人都会感到困惑。大家可能还没有发现这种思维方式究竟对时间管理有什么帮助。

　　接下来，我们将使用“预期和回忆”的框架，重新解释传统的时间管理术。我们将从这一角度重新审视日历和待办清单等常见的技巧，思考使用每种技巧效果好和效果差的人的区别。这将有助于加深我们对“预期和回忆”的理解，也能使我们了解与时间管理术效果有关的个体差异。

　　把计划写在日历上是一种基本的时间管理术，但是，正如序章所言，时间管理术提高效率的效果有限。怎样从预期和回忆的角度对这种现象进行定位呢？

　　从结论上来说，容易通过使用日历提高效能的人是“预期的现实感弱的人”。预期是对未来发生变化的可能性的计算，它在你的大脑中建立了一个关于未来的粗略心理模型，类似于天气预报中的降水概率。比如，“下个月我有60%的概率写结算单”“明天我有90%的概率打扫房间”。

　　但是，有些人很难从预期的心理模型中感受到现实感。这种人不擅长将预期的心理模型视为自己的事情，容易觉得“下个月的计划好像是别人的事情”“一年后的自己就像是别人”。

　　这种现象被称为“时间分离”，有些人甚至对几小时后的自己都很难产生现实感。目前还不清楚预期的现实感存在个体差异的原因，有些理论认为是由脑内分泌的神经递质的量和天生的性格造成的，但还没有明确的答案。

　　预期的现实感弱会导致个体工作效率低下。如果不能把明天的安排当作自己的事情来对待，个体就不会产生危机感，甚至根本不想有效利用时间。但是使用日历可以在一定程度上缓解这种情况。比如，“15点开始写企划书”“2个月后有升职考试”，个体写下日程安排，预期的心理模型就会变得清晰，多少会对将来的行动产生现实感。

　　说到日历的优点，人们会想到“可以估算工作所需的时间”“不会忘记日程安排”等，但真正重要的是“加强预期的现实感”功能。反过来说，如果你是一个“预期的现实感强的人”，那么即使在日历上做了周密的日程安排，可能也不会有什么效果。

　　接下来我们来思考一下“待办清单”。众所周知，待办清单是一种个体把当天要做的任务全部写出来，再按照顺序完成的技巧。正如序章所言，待办清单和其他技巧一样，虽然知名度很高，但效果并没有得到证实，只有一部分人提高了效率。

　　社会心理学家罗伊·鲍迈斯特提出了一个有趣的观点。他认为，使用待办清单有效的人，因为没有达成目标而产生的认知的消极影响较少。这究竟是怎么回事呢？

　　在鲍迈斯特等人做的实验中，研究团队召集了学生被试，要求其中一半人做一份待办清单，列出他们在日常生活中没有完成的事情，然后让他们阅读与待办清单完全无关的小说。待办清单本来的使用方法是按顺序完成清单中的任务，但研究团队特意让他们执行与待办清单无关的任务，调查两个小组之间的差异。结果很有趣。事先列好待办清单的小组比没有列待办清单的小组更能集中注意力阅读小说，在阅读过程中不容易走神。

　　我来说明一下原因。首先，比起已经完成的任务，我们的大脑容易关注尚未完成的任务或中断的任务。比如，没有整理完的衣柜、没有处理完的请款单、做到一半的演示资料、嫌麻烦而没有回复的邮件。你的大脑下意识地对这些未完成的任务感到焦虑，并在你做其他事情时将资源分配给它们。因此，分配给眼前工作的处理能力就会下降，最后整体的效率也会降低。这种现象在认知科学中被称为“注意力残留效应”。

　　但是，如果事先列好待办清单，我们的大脑就会做出有趣的反应。把所有未完成的任务都写出来，大脑就会认为“这个任务已经处理好了，所以很安心”，开始将资源释放到眼前的工作中。也就是说，待办清单之所以能很好地发挥作用，是因为所有未完成的任务都被呈现了，大脑十分安心，开始对眼下做的事发力。如果用预期和回忆的框架来解释，对于具有以下特点的人，待办清单容易产生效果。

　　→预期过多的人：在做不同的工作时，他们的脑海中总是浮现未完成的计划，比如，“忘记收集资料了，做完这件事情之后再做吧”“房间打扫到一半，回去后必须继续打扫”。

　　→有消极回忆的人：这种类型的人容易被消极的想法所困扰，比如，“这项任务以前也做不好”“是不是忘了带明天要用的资料”，他们容易被焦虑困扰。

　　这两种类型的人有一个共同点，那就是被脑内突然涌现的图像困扰，导致大脑功能下降。相反，对于不太在意过去的人或擅长处理多项任务的人，待办清单很难产生效果。

　　“时间日志”是一种持续记录自己工作的开始时间和结束时间的技巧。人们认为在多次记录的过程中，可以更好地估算工作时间。不过，这种技巧的效果与其他技巧一样，只有一部分人证实使用时间日志可以提高工作效率。我们应该如何看待这种方法呢？

　　从结论上来说，“回忆偏差大的人”或“回忆过于积极的人”使用时间日志更容易提高工作效率。前者认为“上周很顺利，所以这次也不会有问题”，但实际上他们快到截止日期时非常慌张。后者在现实中得到了别人的帮助，却断定“我平时一个人能处理，所以这次也不会有问题”。

　　这样一来，很多人可能低估“完成任务所需的时间”或“完成任务所需的个人能力”，因为他们的回忆无法反映实际情况。我也经常陷入这种模式，经常低估写作所需要的时间。

　　这方面的典型案例是“波丽安娜效应”。比起不愉快的事情，人们更容易准确地记住愉快的事情，这种认知偏差就是“波丽安娜效应”，它是以埃莉诺·霍奇曼·波特的小说《波丽安娜》中的主角的名字命名的，她总是从所有的状况中寻找积极的一面。波丽安娜效应强的人，比起不愉快的信息，会优先将愉快的信息导入大脑。因此，大脑只储存对他们有利的数据，比如提前完成任务的经验或独自完成困难项目的记忆，结果他们只能回忆起那些美好的记忆。

　　当然，乐观地看待事物不是坏事，它可以防止心情低落，也便于个体建立自信。但是，如果总是用玫瑰色的镜片观察过去，就无法真正进步。

　　时间日志对这类人有效的原因无须赘述。如果我们平时就在时间日志中记录过去是怎样利用时间的，即使后来产生了积极的回忆，也能及时回顾这些“确凿的证据”。这就是时间日志只对一部分人有效的原因。

　　接下来介绍一下“如果-那么”计划。这是哥伦比亚大学的心理学家海蒂·格兰特·霍尔沃森在《高效达成目标》一书中提出的着名技巧，它的有效性已经在超过数百项实验中得到了验证。这种技巧的实践方法很简单，你只须把具体的目标放到“如果X那么Y”或“X了就Y”的句式中。比如，“到了18点就去运动”“到家后先洗手”，给自己设定的目标提供具体的行动契机就可以了。

　　这种技巧效果惊人。据心理学家彼得·高维策等人的调查显示，与没有使用任何技巧的人相比，使用“如果-那么”计划的人养成运动习惯的可能性要高3.5倍，学习任务的完成度高2.3倍。因此，这种简单有效的技巧很受欢迎，被多本书籍称为“提高效率的最强技巧”。

　　但是，世上没有对所有问题都有效的“万能药”。研究显示，“如果-那么”计划也和其他技巧一样，对有些人有效，对有些人无效。

　　在加利福尼亚大学的研究团队做的一项实验中，研究团队要求工商管理专业的硕士生将“如果-那么”计划用于做饭、打扫房间等日常目标，然后将全体人员分成两组，一组专注于一个目标，另一组追求多个目标，实验结果如下：

　　“如果-那么”计划对一个目标是有效的，这与以前的报告没有什么不同。但是，当同时追求多个目标时，它的效果就会变差，有些人的工作效率甚至下降了。

　　出现这种问题的原因很简单，因为一次在多个目标上使用“如果-那么”计划，会让人觉得工作难度提高了。比如，只是以“运动”为目标制订计划，和以“运动”“调查业务内容”“回复对方邮件”等三项任务为目标制订计划，哪个更困难不言而喻。即使每个目标看起来都很容易实现，多个目标组合起来也会让人感觉难度比实际高，最后个体的执行力会降低。

　　同时，研究团队还指出，由于设定了多个目标，个体被其他目标吸引注意力的次数将增加，从而导致无法集中注意力在一项“如果-那么”计划上。

　　遗憾的是，在日常生活中，一天只制定一个目标的情况可能很少。如果是“吃蔬菜”“运动”等日常习惯倒还好，而在每天的学习或工作中设定多个目标是很常见的，在这一点上，“如果-那么”计划就不是万能的。使用“如果-那么”计划效果不好的人有以下特征：

　　→预期多的人：“预期多”是指一种你的大脑计算的“将来会发生的概率很高”的预期图像数量多的状态。相信大家都有过因要做的任务太多而焦虑的经历吧，如“明天要交文件”“16点开始运动”。这时，你的大脑中同时存在多个预期图像，你的注意力也会被分散。因此，“为了减肥而运动”这一目标的执行力就会减弱，“如果-那么”计划很难对你发挥作用。

　　→回忆过于消极的人：“如果-那么”计划是一种容易受主观任务难度影响的技巧。如果你内心深处觉得“这或许是不可能的”，那么无论你制订了多么好的执行计划，也不太可能发挥作用。在这一点上，消极回忆越多的人，“如果-那么”计划就越难对他发挥效果。每次他在看计划时，都会唤起“一周前类似的任务花了很多时间”“同样的任务失败了好几次”等消极印象，对计划的执行力也相应下降。

　　这样就容易理解了。比起考虑数百种“个体差异”，使用“预期与回忆”的框架更容易抓住时间管理术的要点。

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